海外にいる外国人の方が、日本での就職、留学、結婚、日本にいる家族の扶養に入る等の事情で、日本への入国を希望する場合、日本にいる代理人等（行政書士等）により、事前に入国管理局に対して、この在留資格認定証明書というものの交付申請を行います。
在留資格認定証明書が交付されれば、当該認定証明書を海外にいる申請人宛てに送付し、現地の日本大使館または領事館で査証申請を行います。海外にいる外国人の方が査証申請の際にこの在留資格認定証明書を提示することにより、「あらかじめ日本で審査した結果、法務大臣により適合性をすでに認定されている者」であることが明らかになり、短期間で査証が発給されるようになるのです。
しかし、在留資格には、法律（入管法）によって、それぞれに行うことのできる活動の範囲と、それを取得するための要件が定められており、在留資格認定証明書が交付されるためには、外国人の活動内容が在留資格のどれか１つに該当することが条件となり、それぞれの要件をクリアしていることを立証しなければなりません。
